Microsoft hiện cung cấp bộ ứng dụng văn phòng Office dưới cả hai dạng miễn phí và trả phí. Do đó, hãy hiểu rõ các tính năng và chọn phiên bản thích hợp với nhu cầu của bạn.
Microsoft Office từng là một khoản đầu tư khá đắt tiền đối với người dùng máy tính, từ cá nhân cho đến doanh nghiệp, từ máy Mac cho đến Windows. Tuy nhiên, Microsoft hiện cung cấp bộ ứng dụng văn phòng này dưới cả hai dạng miễn phí và trả phí, có thể dùng được trên bất kỳ loại thiết bị nào có màn hình.
Phiên bản trực tuyến Office Online dùng trên trình duyệt trước đây đã dần tạo được những nét đặc trưng. Microsoft gần đây cho biết rằng, các ứng dụng Office cho Widnows 10 sẽ được cài đặt sẵn và miễn phí trên các loại smartphone và tablet kích thước nhỏ chạy Windows 10, kết hợp với các ứng dụng Office miễn phí hiện có sẵn cho iOS và Android.
Bên cạnh đó, Microsoft cũng đã bổ sung một số “đặc quyền và phần thưởng khuyến khích” giúp phiên bản Office 365 có trả phí trở thành một bản nâng cấp hấp dẫn.
Vấn đề bây giờ đối với bộ phần mềm văn phòng Office không còn là quyền sử dụng nữa, mà là phải chọn phiên bản thích hợp cho bạn. Dưới đây là vài hướng dẫn để bạn có cái nhìn tổng quan khi chọn lựa phiên bản Office nào phù hợp với mình để sử dụng.
Ứng dụng nào được miễn phí ?
Office Online có 4 phần mềm cơ bản: Word, Excel, PowerPoint và OneNote – giống như trong bộ Office Home & Student 2013. Bạn cũng có thể dùng dịch vụ trực tuyến Outlook.com để gửi và nhận email chứ không cần phải trả phí cho phần mềm Outlook. Tính hết tất cả 5 ứng dụng này, bạn có một bộ phần mềm tương đương với bộ Office Home & Business 2013, nhưng lại hoàn toàn miễn phí.
Tuy nhiên, những ứng dụng Office Online lẫn ứng dụng Office cho thiết bị di động mà Microsoft đang cung cấp miễn phí đều có tính năng hạn chế so với các phiên bản tương đương có trả phí.
Office cho Android được phát hành vào tháng 1/2015, cùng với bộ Office cho iPad,
đều là những ứng dụng cài sẵn miễn phí cho người dùng di động.
Nếu so sánh thanh ribbon Home trong Word Online với thanh ribbon Home trong Word 2013, có thể nói rằng cả hai thanh này hầu như giống hệt nhau. Bạn có thể sao chép, cắt và dán, hay thay đổi đặc tính font chữ. Word Online có thể thiếu vài tính năng, chẳng hạn như không có Format Painter cho phép sao chép cách định dạng từ phần này sang phần khác, cũng như không có vài tùy chọn font chữ như hiệu ứng văn bản (Text Effects) và kiểu in (Typography), hay thay đổi dạng ký tự hoa/ký tự thường (Change Case).
Word Online có các tùy chọn định dạng đoạn cơ bản, gồm danh sách có chấm (Bullets) hay đánh số (Numbering), và khả năng gióng hàng văn bản về lề trái (Align Left), lề phải (Align Right), hay canh giữa (Center). Tuy nhiên, chương trình này cũng còn thiếu vài tính năng của Word 2013 như tô bóng (Shading), đường viền (Border), hay danh sách nhiều mức (Multilevel List).
Điểm khác biệt thật sự là các tùy chọn thanh ribbon không có trong Word Online. Nếu nhìn vào các thẻ nằm trên đầu thanh, bạn sẽ thấy rằng Word 2013 có hai thanh ribbon mà trong Word Online không có: đó là References và Mailings.
Tiện ích Mailings cho phép bạn in phong bì và nhãn, cũng như quản lý tác vụ in trộn thư (Mail Merge) trong tài liệu Word. Trong khi đó, tiện ích References có những tính năng bạn cần cho các tài liệu cao cấp hơn; đó là những tính năng như bảng mục lục (Table of Contents), trích dẫn và tham khảo (Citations & Bibliography), chú thích (Captions), chỉ mục (Index) và bảng tài liệu tham khảo (Table of Authorities). Chú thích cuối trang (Footnote) cũng nằm trong thanh References của Word 2013, nhưng trong Word Online thì tùy chọn này nằm trong thanh Insert.
Với các ứng dụng di động, người dùng có thể xem, tạo và biên tập tài liệu Office miễn phí, đồng thời có thể đồng bộ những tập tin đó với dịch vụ lưu trữ đám mây Microsoft OneDrive hay Dropbox. Tuy nhiên, chỉ những khách hàng trả phí mới có thể thực hiện các thao tác như theo dõi chỉnh sửa hay chấp nhận thay đổi, hay định dạng văn bản thành cột.
Ứng dụng nào không được miễn phí ?
Nếu cần nhiều thứ khác hơn ngoài các tính năng tạo và biên tập tài liệu cơ bản thì các ứng dụng Office Online không phải là lựa chọn dành cho bạn. Muốn sử dụng các tính năng cao cấp hơn bạn cần phải đầu tư vào bộ Microsoft Office và cách tốt nhất để có được bộ Microsoft Office là phải đăng ký mua Office 365.
Người dùng mua Office 365 sẽ có được các ứng dụng đầy đủ tính năng
và những tính năng cao cấp như công cụ quản lý nội dung Delve.
Microsoft đã phát hành bộ Office 365 Personal và Home dành cho cá nhân và gia đình, cùng với nhiều loại hợp đồng khác dành cho doanh nghiệp các cỡ. Office 365 Personal có giá 7 USD/tháng (hay 70 USD mỗi năm). Office 365 Home có giá 10 USD/tháng (hay 100 USD/năm) và có thể dùng chung đến 5 người. Hợp đồng cho Office 365 doanh nghiệp gồm các tính năng dành riêng cho người dùng doanh nghiệp và được tính giá theo cách khác – bắt đầu từ 8,25 USD mỗi người dùng mỗi tháng, nếu bạn muốn có bộ Microsoft Office đầy đủ.
Bất kể loại hợp đồng cho Office 365 nào bạn chọn, người dùng nào cũng đều có bộ Office Professional 2013 đầy đủ cho máy tính Windows hay Mac. Nếu đăng ký mua bộ Office 365, bạn cũng hưởng được đầy đủ tính năng của Office trên tablet hay smartphone và được tặng thêm các đặc quyền như thêm thời gian gọi bằng Skype hay dung lượng lưu trữ OneDrive không giới hạn, thay vì chỉ có 15GB mà Microsoft cung cấp cho các tài khoản OneDrive miễn phí.
Bạn thật sự cần ứng dụng nào ?
Các ứng dụng Office Online có thể nói là đủ đáp ứng cho hầu hết mọi người. Word, Excel, PowerPoint và OneNote có thể đảm đương hết những việc mà đa số người dùng cần có từ bộ Microsoft Office. Nếu tính luôn Outlook.com thì các công cụ của bộ Office Online miễn phí dường như đã đảm đương được những công việc cơ bản.
Các ứng dụng di động của Office miễn phí có những tính năng bị hạn chế. Tuy nhiên, những ứng dụng này cũng cho phép người dùng tạo, xem và biên tập các tập tin, đồng thời cung cấp những tính năng cơ bản mà hầu hết người dùng thường cần đến.
Nhưng nếu cần các chương trình Access hay Publisher thì Office Online không thích hợp cho bạn. Để có một trong các ứng dụng này trong một bộ, bạn phải mua phiên bản Office Professional 2013 hay đăng ký bộ Office 365 (bộ này cho phép cài đặt Office Professional 2013 trên nhiều máy). Và nếu muốn có thể thực hiện các chức năng như thay đổi hướng bố trí của tài liệu, chèn dấu ngắt phân đoạn hay thực hiện các chức năng cao cấp khác trên tablet hay smartphone, bạn phải đăng ký mua bộ Office 365.
Office cho iPad và các phiên bản di động miễn phí khác đều có đầy đủ các tính năng
cho đa số người dùng thông thường.
Tuy nhiên, bạn phải tự hỏi là các tính năng đó có quan trọng không. Nhiều người chưa bao giờ dùng đến các tính năng trong phần Citations & Bibliography, Index hay Table of Authorities, hay cũng chưa bao giờ thực hiện trộn thư bằng Mail Merge. Nhưng có người lại thường xuyên dùng Table of Contents thì lại thấy thiếu tính năng này trong Word Online.
Kết luận
Các công cụ Office Online rất thích hợp để đáp ứng nhu cầu cho hầu hết người dùng. Điểm bất lợi duy nhất là bạn phải kết nối mạng Internet để sử dụng Office Online, trong khi bộ Microsoft Office cài sẵn thì có thể sử dụng bất cứ khi nào. Tuy nhiên, đó có thể không phải là điều quan trọng vì hiện nay có rất nhiều điểm Wi-Fi công cộng miễn phí ở mọi nơi.
Nếu vậy thì Office 365 sẽ có giá trị hơn cho người dùng doanh nghiệp. Riêng dung lượng lưu trữ OneDrive không giới hạn chỉ tốn 7 USD/tháng và thời gian gọi bằng Skype chỉ tốn 1,38 USD/tháng nếu mua riêng. Khi bạn có thêm các đặc quyền trong Office 365 thì coi như bạn đã có bộ Microsoft Office miễn phí và còn được giảm giá cho các tính năng bổ sung nữa.
Ngoài ra, Microsoft tuyên bố sẽ sớm có thêm nhiều chọn lựa cho người dùng. Hãng cho biết rằng Office cho Windows 10 và Office 2016 sẽ được phát hành vào cuối năm nay. Chưa biết sẽ có những tính năng mới nào trong các ứng dụng Windows 10 dành cho thiết bị cảm ứng hay trong phiên bản mới nhất của bộ ứng dụng văn phòng dành cho máy tính để bàn, hoặc liệu có tính năng nào sẽ được chia sẻ cho các ứng dụng Office Online miễn phí.
Theo PC World
